Необходимость в организационной функции — следствие групповой, совместной деятельности как таковой. «Люди вынуждены объединяться в группы, — пишет Ч. Барнард, — для того, чтобы выполнить работы, которые они не могут осуществить индивидуально. Они вынуждены объединять усилия для достижения своих личных целей в связи с наличием целого ряда физических, биологических, психологических и социальных ограничений». В процессе совместной деятельности как основе организационного функционирования возникает объективная необходимость решения двух основных задач. Во-первых, необходимо распределить все содержание совместной деятельности между ее членами таким образом, чтобы каждый из них вносил свой вклад в нее, т.е. осуществить функциональное разделение труда. Во-вторых, необходимо не только разделить, но и обязательно согласовать, соорганизовать индивидуальные «вклады» в общую цель. Необходимость внесения в совместную деятельность должной организованности является, таким образом, непосредственной причиной феномена управления как такового.

Процессы дифференциации и интеграции внутри совместной деятельности порождают необходимость управления ими — т.е. организации этой деятельности с целью придания ей возможно более целостного, а значит, эффективного характера. Управление исходно направлено на организацию исполнительской деятельности. Однако более общим случаем, наиболее типичным для современных, в особенности крупных учреждений и предприятий, является более сложная картина организации. Между руководителем и исполнителями существует, как правило, ряд промежуточных уровней управления. Поэтому руководители высших звеньев должны осуществлять не только и даже не столько организацию исполнения как такового, сколько организацию всей иерархии соподчиненных им уровней самого управления.

Поэтому организационная функция руководителя включает два основных аспекта — организацию исполнения и организацию управления. Второй аспект не менее значим, а во многих случаях является доминирующим (чем крупнее организация и чем выше уровень руководителя, тем в большей мере).