Основным противоречием процесса планирования и потому главной его трудностью является антагонизм между двумя основными параметрами планов. С одной стороны, чем более детальным будет планирование как процесс и сам план как его продукт, тем, при прочих равных условиях, будет выше и эффективность развертывающейся на его основе деятельности. Это требует максимальной детализированности и конкретности планов. Но, с другой стороны, прогностическая информация, на основе которой формулируются планы, является принципиально неопределенной, а потому — неполной, неточной, ненадежной. Следовательно, план должен быть достаточно свободным, гибким, допускать возможности его трансформации в случае необходимости. Уметь найти оптимальную грань между конкретностью и обобщенностью, жесткостью и гибкостью — главное требование к планированию в управленческой деятельности, одно из важнейших качеств руководителя. В этом отношении нет и не может быть стандартных рецептов; однако в теории управления сформулирован ряд условий эффективного планирования в деятельности руководителя. Кратко их суть состоит в следующих положениях.
Во-первых, это способность к быстрой генерации ряда альтернативных планов. Во-вторых, это выработка общей стратегии поведения на основе анализа и сравнения нескольких планов. В-третьих, это наличие в структуре плана как бы двух уровней — стратегического и тактического. Стратегический уровень определяет общую направленность действий и должен подвергаться изменениям. Тактический уровень, наоборот, не только может, но и должен трансформироваться с учетом меняющейся ситуации. «План, — отмечает Б.М. Теплов, — не может быть чем-то неизменным, застывшим, мертвым. Он должен быть в некотором смысле подобен живому организму, каждое мгновение меняющемуся, обновляющемуся и именно благодаря этому сохраняющему свою жизнеспособность». В-четвертых, это сочетание гибкости планов на стадии разработки с их твердостью на стадии реализации. Это требование хорошо сформулировал Наполеон: «Первое качество главнокомандующего: иметь холодную голову, которая верно отражает предметы, не воспламеняется никогда и не дает ослепить себя и расстроить добрым или худым известиям».
В-пятых, это способность не только видеть ряд планов, ведущих к выходу из ситуации и являющихся поэтому приемлемыми, но также — к поиску и нахождению лучшего из них. Содержание процесса планирования имеет в своей основе определенную и закономерную — инвариантную последовательность нескольких основных этапов. Они составляют временную структуру планирования. 1. Общая ориентировка в ситуации, определение основных трудностей для достижения стоящих перед субъектом целей. 2. Выработка ряда альтернативных вариантов выхода из создавшейся ситуации. 3. Сравнительный анализ этих вариантов, «взвешивание» их преимуществ и недостатков, а также определение «цены», которую потребует реализация каждого из них. 4. Собственно выбор того или иного варианта, максимизирующего вероятность достижения общих целей деятельности. 5. Конкретизация и детализация этого планового варианта и разработка «технологии» его исполнения. 6. Реализация плана. 7. Оценка эффективности реализации;, внесение в случае необходимости коррекций в него; сопоставление реально достигнутых результатов с исходными целями.
Руководитель в своей деятельности, как правило, реализует не какой-либо один план, связанный с решением одной задачи, выполнением одной функции, а сразу нескольких планов. В связи с этим в управленческой деятельности возникает еще одна специфическая особенность планирования — необходимость согласования нескольких планов в непротиворечивую систему. Они должны «выстраиваться» как по значимости, так и по очередности (что надо сделать в первую очередь; что можно или нужно отложить).
Одной из отличительных особенностей планов в целом и плана руководителя в особенности является их иерархичность. Этим свойством процессы планирования отличаются от очень сходных с ними, но более частных процессов программирования. План в начале его разработки определяет не столько конкретную жесткую последовательность действий, сколько их общую структуру, т.е. то, что и как должно бьггь реализовано. Отдельные действия, задачи исходно распределяются в нем по степени значимости, важности — занимают как бы разные уровни в иерархии плановых мероприятий. Иерархия этих мероприятий определяет затем последовательность исполнительских действий. В этот момент планирование дополняется собственно программированием, переходит в него. Программа деятельности — это уже как бы выстроенная вдоль оси времени конкретная цепь действий, их алгоритм. Программа, таким образом, отличается от плана тем, что она имеет одномерную, а не иерархическую структуру. Поэтому существует положение, согласно которому процесс программирования есть не что иное, как завершающий этап процесса планирования. Сама же программа есть окончательный результат — продукт процесса планирования. Хотя эта точка зрения не является единственной, она достаточно конструктивна. Во-первых, она указывает на простой и конкретный признак отличия планирования от программирования. Во-вторых, она вскрывает их реальное единство и преемственность. На основе программы оказывается возможным переход от плана к собственно исполнительским действиям.