В любой своей форме цель складывается до начала деятельности, а затем удерживается памятью в процессе деятельности, регулирует и направляет ее. Идеальный образ, представление будущего результата является регулятором деятельности. В этом плане в психологии установлен основной и достаточно своеобразный механизм действия целей. Процесс деятельности регулируется идеальным представлением о результатах, т.е. определяется тем, чего еще нету но что должно быть получено в итоге деятельности. Иначе говоря, «причина» (сама деятельность) и «следствие» (ее результат, представленный в идеальной форме) как бы меняются местами: сначала есть цель как образ результата, а затем и на ее основе развертывается сама деятельность.
Такой тип соотношения причины и следствия — тип организации какого-либо процесса (в данной случае деятельности) получил название «детерминации по цели», или целевого детерминизма.
Важнейшим свойством целей деятельности является, далее, то, что в своей деятельности субъект преследует обычно не одну, а множество различных целей. В связи с этим возникает необходимость соорганизации различных целей. Это происходит на основе упорядочивания целей по их объективной и субъективной значимости — приоритетности. Более того, даже в том случае, когда речь идет о какой-либо одной цели, одном виде деятельности, общая цель всегда конкретизируется и детализируется в совокупности подцелей различных порядков соподчинения.
Общая и конкретные цели выстраиваются в определенную иерархию, предстают в качестве «дерева целей», в котором они должны быть увязаны и взаимосогласованы. Иерархичность системы целей — важное условие придания целостности, организованности всей деятельности, поведению. Цели различных уровней в идеале должны не противоречить друг другу, а «работать друг на друга». Аналогичный механизм описан в теории управления и получил название принципа «взаимоподдерживающих целей».
Ключевым моментом процесса целеобразования является сам механизм возникновения — порождения целей. Его обозначают как механизм генерации субъективных целей. В настоящее время выделяются несколько основных способов генерации целей. Во-первых, цель может формироваться на основе осознания мотива и нахождения того объекта, который позволит реализовать этот мотив. Например, материальные мотивы могут быть удовлетворены через получение вознаграждения за выполнение той или иной работы. Субъект выбирает ту из них, которая, по его мнению, наилучшим образом (и с допустимыми затратами сил) позволит их удовлетворить. Формируется цель — выполнить ту или иную работу для реализации имеющихся мотивов материального плана.
Во-вторых, новые цели могут порождаться и в результате того, что первоначально сформулированная цель по каким-либо причинам оказывается невыполнимой и требуется ее переформулирование или вообще — постановка совершенно иной цели.
В-третьих, цели могут генерироваться и посредством выбора субъектом той или иной из них среди некоторого заданного альтернативного их множества. Существует два основных типа задания целей (в том числе и целей в управленческой деятельности): 1. Способ нормативного задания целей, когда они уже в ютовом виде «доводятся» до исполнителя (или предписываются вышестоящими инстанциями руководителю). Этот способ обозначается как механизм «принудительного» уелеобразования. 2. Цели могут генерироваться и ненормативно, а являться продуктом активности, инициативы самою человека. В этом случае имеет место явление «добровольных» целей.
Существует и еще один — производный от двух основных способ (комбинированное целеобразование). Нормативно задаваемая цель рассматривается субъектом не только как необходимость, а личностно принимается им как обоснованная, справедливая и приобретает характеристики «добровольной» цели. В психологических исследованиях доказано, что «добровольные» цели характеризуются значительно большей эффективностью и продуктивностью деятельности. На «втором месте» стоят комбинированные цели. «Принудительные», навязанные цели наименее конструктивны. Данная закономерность лежит в основе ряда требований к руководителю, осуществляющему формулировку целей перед подчиненными. В частности, необходимо предоставлять им возможно большую свободу в формулировке целей; возможно более широко и действенно привлекать их к самому процессу формулировки и утверждения целей (а не только к их реализации). Важным является и требование, согласно которому цель должна быть не только понята подчиненными как необходимая, но и принята ими как субъективно значимая. Все эти и другие требования вьггекают, таким образом, из фундаментальною психологического феномена — коренного различия «своих» и «чужих» целей, разной эффективности деятельности при добровольном и принудительном целеобразовании. Истинное искусство и профессионализм руководителя состоят в том, чтобы уметь трансформировать изначально «чужие» для исполнителей цели (предлагаемые руководителем) в «свои» для них — т.е. не только понимаемые, но и принимаемые ими. Лишь в этом случае цели обретают действенность и динамическую силу, а деятельность по их достижению становится эффективной.